Менеджмент качества предприятия документы

Документированные процедуры СМК

Состав документации системы менеджмента качества (СМК), отвечающая нормативу ИСО 9001:2008, является ранжированной системой взаимосвязанных документов. Часть из них указана в стандарте, другая – подразумевается. Поэтому структура СМК состоит из «постоянной», определённой стандартом, и «переменной» составляющей, зависящей от конкретного учреждения.

«Постоянная» часть структуры документации СМК включает:

работу в направлении качества;
конечные результаты в сфере качества;
инструкция по качеству;
6 непременных направлений деятельности комплекса качества;
фиксации по качеству.

«Переменные» документы состоят из планов, карт процессов, рабочих инструкций, отчётов, договоров, нормативов и т. д. Но это почти вся документация организации.

Составление структуры документации СМК практичней основывать на имеющейся в учреждении системе документации, дополненной обязательными уровнями и документами, которые требует стандарт ИСО 9001:2008.

6 обязательных процедур СМК

1. Управления документацией

С её помощью приводится в порядок система оборота документов учреждения, причём при её создании первостепенное внимание обращается на состав и движение документации, правила их обработки.

2. Управления фиксациями по качеству

Этот вид работы содержит в себе действия по систематизации всего объёма записей, которыми сопровождаются конкретные процессы, установление ответственности за процесс создания и хранения фиксацией по качеству.

3. Управление поправляющими действиями

К корректирующим действиям относятся мероприятия, цель которых заключается в устранении причин, приведших к несоответствию. При разработке алгоритма поправляющих действий обязательна установка ответственности за выполняемые мероприятия, время и алгоритм по их выполнению, разработка обязательных бланков документов для фиксации сведений.

4. Управление предупреждающими мероприятиями

Сложность этой процедуры является более высокой по сравнению с предыдущей. Она нуждается в применении способов прогнозирования и регулирования потенциально возможными процессами, например, содержит в себе алгоритмы воздействия на риски.

5. Внутренние аудиты

Проведение собственных проверок содержит в себе установление работников, отвечающих за эту работу (внутренние аудиторы), подготовку годовых планов контроля, разработку графиков их реализации и т. д.

6. Управление несоответствиями

Всем организациям СМК вменяет в обязанность следить за продукцией/услугами, не соответствующими требованиям к ним, устанавливать и держать их под контролем, чтобы предотвратить их случайное (неумышленное) использование или поставку.

Управленческие поступки вместе с соответствующей ответственностью и полномочиями по поводу, как использовать несоответствующую продукцию, должны определяться в документированном процессе. Такой процесс направлен на обеспечение аналогии процессов процедур и продукции/услуг требуемым условиям.

Источник

Менеджмент качества предприятия документы

Документация СМК – это документы, которые определяют построение, функционирование и улучшение системы. Различают: — п редписывающие документы, которые описывают план и порядок выполнения деятельности или процесса, либо содержат требования к продукции или технологии ее изготовления, испытания, контроля; — подтверждающие документы, показывающие степень выполнения установленных требований

ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ ДОКУМЕНТАЦИЯ СМК?

Эффективно работающая СМК содержит несколько уровней документации. Процедура управления документацией в системе менеджмента качества распространяется на: — основные внутренние документы: политика в области качества и цели в области качества, руководство по качеству, планы качества, документированные процедуры, записи по качеству, организационно-распорядительная документация; — вспомогательные внутренние документы: рабочие инструкции, технологические и нормативные документы; — документы внешнего происхождения: государственные и отраслевые стандарты, руководящие документы, нормативная и технологическая документация внешнего происхождения

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СМК

Работа по управлению документацией СМК должна включать: 1.планирование выпуска или изменения документа; 2.разработку и обеспечение адекватности до издания; 3.согласование и утверждение; 4.выпуск и идентификацию; рассылку и обеспечение доступа; 5.усовершенствование; 6.хранение; 7.аннулирование и изъятие.

Логика построения документов СМК:

1.Документирование – это всего-навсего отражение процессов. 2.Информация упоминается только один раз, а в остальных местах – только ссылки. Принцип написания документации СМК: необходимо записывать то, что делаешь и необходимо делать то, что записано. Документация СМК должна периодически анализироваться и при необходимости пересматриваться в соответствии с процедурой управления документацией. Бездумная разработка всевозможных инструкций сковывает практическую работу.

Требования к документации СМК:

системность, функциональная полнота, адекватность, идентифицируемость, адресность, простота, актуализированность. Критерий правильности документа СМК: документ можно использовать для обучения вновь принятых сотрудников без дополнительных пояснений. Благодаря документированным процедурам и рабочим инструкциям сотрудники имеют возможность знать весь процесс от начала до конца, по разработанным формам строится четкая запись всех результатов работы. Если требования к документации СМК по ISO выполнены, то в результате должно получиться точное руководство по качеству и хорошие процедуры, адекватно описывающие как все функции в системе взаимодействуют между собой.

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТАЦИИ СМК

Структуру документации Системы Менеджмента Качества (СМК) можно представить в виде так называемой «Пирамиды документации СМК»:

РАЗРАБОТКА ДОКУМЕНТАЦИИ СМК

Для разработки документации СМК предприятия можно воспользоваться Типовыми образцами (шаблонами) документации Системы Менеджмента Качества в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2015:

Источник

Требования к документации СМК

Документация системы менеджмента качества необходима для разработки, функционирования и последующей оптимизации СМК. В зависимости от вида документа в нем может содержаться информация о порядке выполнения тех или иных производственных процессов, а также общие требования к готовой продукции и подтверждение степени ее готовности.

Документация системы менеджмента качества разрабатывается с учетом законодательных, отраслевых и контрактных требований. При этом документационный пакет во многом зависит от:

Размера предприятия;
Сложности осуществляемых им производственных процессов;
Уровня профессиональной подготовки персонала.

Документация может вестись в любой форме, удобной руководству предприятия. Ее основными функциями является хранение и передача информации, а также подтверждение соответствия.

Система менеджмента качества

СМК представляет собой одну из составляющих системы управления предприятием. Она призвана обеспечить стабильно высокое качество выпускаемого продукта или предоставляемой услуги. В задачу СМК входит повышение уровня удовлетворенности потребителя за счет мониторинга особенностей спроса. Кроме того, СМК позволяет эффективно использовать имеющиеся ресурсы, избегать возможных рисков и оптимизировать деятельность предприятия в целом.

Для чего нужны документы?

Документация системы менеджмента применяется для правильного внедрения и сертификации СМК. Кроме того, ее ведение дает возможность сохранять информацию о деятельности организации – это помогает в сборе и дальнейшем анализе статистических данных. Только таким образом можно мониторить ситуацию на предприятии и принимать обоснованные решения, которые будут способствовать развитию компании.

Кроме того, некоторые виды документов (инструкции для персонала, различные руководства и пр.) необходимы для обучения новых сотрудников и снижения риска возникновения аварийных или нештатных ситуаций, что также крайне важно для организации.

Из чего состоит документация?

При внедрении системы менеджмента качества разрабатываются следующие документы:

Руководство для персонала;
Описание используемых методик СМК;
Документы, отражающие политику компании в отношении качества продукции;
Технологическая документация;
Руководящая документация, касающаяся производства;
Программы и планы;
Отчеты, протоколы и т.д.

Основные требования

Система менеджмента качества предъявляет следующие требования к документации:

системность ее ведения;
функциональная полнота;
объективность;
возможность быстрой и простой идентификации;
адресность;
своевременная обновляемость.

Критерием правильного составления документа СМК является возможность обучения по нему новых работников, пришедших в компанию. Использование рабочих инструкций и зафиксированных процедур помогает разобраться во всех нюансах деятельности организации.

Разработка документов

Разработка документации СМК – это трудоемкий и сложный процесс, который необходимо пройти для внедрения системы управления качеством. Для того чтобы работы прошли в самые сжатые сроки и результат соответствовал требованиям законодательства, их следует поручать лишь экспертам из центра сертификации.

Но при этом необходимо понимать, что к разработке документации также придется привлекать и сотрудников компании, обратившейся в центр. При этом участвовать в процессе будут работники всех рангов – как руководство организации, так и ее рядовые исполнители.

При разработке документа определяется состав процессов, формулируется, какие результаты ожидаются от их реализации, предлагаются меры для увеличения эффективности действия этих процессов. Эти меры предполагают распределение функций между подразделениями, детализацию их обязанностей и пр.

Куда обратиться?

Для разработки документации СМК вам стоит обратиться в наш центр по сертификации. Мы обладаем значительным опытом в предоставлении такого рода услуг, наши специалисты предложат вам оптимальные решения, благодаря которым внедрение системы менеджмента качества пройдет быстро и не потребует от руководства компании существенных усилий. Также они проведут тренинг с персоналом заказчика по документированию для того, чтобы в дальнейшем система управления качеством работала безукоризненно.

От клиента потребуется лишь содействие в вопросах, касающихся специфики его деятельности. Все остальные проблемы мы с легкостью решим сами.

Источник

Система менеджмента качества в вопросах и ответах.

18 ноября 2014

Система менеджмента качества в вопросах и ответах.

Директор по качеству «Челябинского тракторного завода – УРАЛТРАК»

Каким должен быть объем документации?

Объем документации должен быть разумным. Ее разработка должна идти сверху вниз, от процессов — к документам. Процитируем ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007: «На основе анализа процессов организация должна определить необходимое число документов системы менеджмента качества. Документирование не должно быть самоцелью». Минимально — это может быть всего 2 документа: «Политика в области качества» и «Руководство по качеству», включающее в себя 6 документированных процедур. Максимально — это могут быть сотни документов.

Разработка и поддержание документации СМК в актуальном состоянии не только важнейшая задача, но и трудоемкий процесс. Исходя из этого можно предложить четыре принципа разработки документации СМК:

согласовано и полно;
необходимо и достаточно;
кратко и точно;
быстро и удобно.

Эти принципы описаны в таблице 1.

Таблица 1. Принципы разработки документации СМК.

Согласовано и полно

Документация СМК должна разрабатываться централизованно, тогда все процессы будут увязаны в систему. Функциональные подразделения должны участвовать в разработке и согласовывать документ.

Не должно быть пробелов в документации, как не должно быть избыточной (дублирующей) документации. Не должно быть документов процессного характера вне СМК.

Необходимо и достаточно

Объем и содержание документации должно быть необходимым и достаточным для управления процессами, обеспечивающими качество продукции (товаров, услуг) и удовлетворенность потребителя. Документация СМК должна успевать за нововведениями и не служить препятствием для инноваций. Подразделениям необходимо оставлять допустимый «люфт» в исполнении документированных процедур.

Для централизованных процессов разрабатывается один комплект документации на предприятие и филиалы. На децентрализованные процессы разрабатывается отдельная документация по каждому филиалу. Если филиалы имеют отличающуюся или отдельную функцию в централизованном процессе, то в филиале документируется только эта функция.

Документация должна быть разбита на уровни (процесс, подпроцесс, операция). Уровень детализации и документирования на каждом уровне должен быть разумным (не быть излишним).

Документация должна содержать краткую и точную информацию, которую можно проверить в процессе аудита. В документации не должно быть расплывчатых формулировок. Только в этом случае можно требовать неукоснительного ее исполнения.

Документация должна быть жизненной. В ней должны быть описаны альтернативные способы выполнения процесса, либо запреты на способы выполнения процессов, не обеспечивающие качество.

Быстро и удобно

Документация должна быть компактной, приспособленной для быстрого внесения изменений небольшим числом людей. Хранение и распространение информации должно быть преимущественно в электронном виде.

Каким должен быть состав документации?

Характер и степень документирования системы менеджмента качества зависят от особенностей организации. В наиболее общем случае производственного предприятия, с учетом изложенных выше принципов разработки документации на взгляд автора необходимо разрабатывать 12 видов документов (таблица 2). Графически структура документов СМК показана на рис. 1.

Структура документов может показаться слишком сложной, но она реально отражает назначение документов, и обеспечивает необходимую гибкость описания и скорость внесения изменений. Например, если процесс производства простой, можно ограничиться разработкой «Карты процесса», а «Методическую инструкцию» не разрабатывать. Или если существенно влияющей на качество и удовлетворенность потребителя является какая-либо часть операции или подпроцесса, можно выпустить «Методические указания» с подробным описанием части процесса, оставив прочее изложение достаточно общим. Улучшения процесса можно документировать в «Методических рекомендациях», а после отработки перенести их в «Методические указания» и т.д.

Заметим, что часто на предприятиях «Методическая инструкция», «Методические указания» и «Методические рекомендации», а также различные справочники и ограничительные перечни называют стандартами предприятия (организации). Минус этого в том, что документы самого разного назначения имею одно и то же название.

Таблица 2. Виды документов СМК.

Наименование

Обязательность применения

Политика в области качества

Описывает общие намерения и направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством.

Руководство по качеству

Описывает систему менеджмента качества организации.

Описывает процесс как совокупность взаимосвязанных и операций, осуществляемых для получения определенного результата, преобразующих входы в выходы. Наименование карты процесса совпадает с наименованием процесса.

Описывает организацию (методику исполнения) процесса (подпроцесса, операций), устанавливает взаимодействие и ответственность подразделений и должностных лиц в процессе. Наименование методической инструкции может начинаться со слов «Регламент …», «Порядок…», «Организация…», «Правила…».

По содержанию документ аналогичен методической инструкции, но отличается от нее тем, что описывает часть процесса более подробно. Например, «Регламент ремонта путевых машин», как часть процесса производства.

Содержит информацию, помогающую выполнить работу наиболее рациональным методом. Например, «Установление целей в области качества».

Рабочая (технологическая, производственная, контрольная) инструкция

Устанавливает, каким образом операция выполняется на рабочем месте. Наименование инструкции может начинаться со слов:

«Инструкция по [выполнению операции]», например, «Инструкция по созданию сквозных технологических процессов», «Инструкция для [рабочее место], например, «Инструкция для нормоконтролеров».

Комплект документов, который в отдельности или в совокупности с другими документами определяет конструкцию изделия.

Совокупность документов, необходимых и достаточных для выполнения технологических процессов при изготовлении и ремонте изделия или его составных частей.

Конструкторская документация, которая в отдельности или в совокупности с другими документами определяет правила эксплуатации изделия и (или) отражает сведения, удостоверяющие гарантированные изготовителем значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, гарантии и сведения по его эксплуатации в течение установленного срока службы.

Нормативно -техническая документация

Документация, устанавливающая стандарты нормы и правила в сфере технического регулирования.

зависит от документа

Документация, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций и предприятий.

Рис. 1. Структура документов СМК.

Кто должен разрабатывать документацию СМК?

Разработку документации лучше поручить службе менеджмента качества, но при обязательном участии функциональных специалистов. Конечно, СМК не может заменить функциональные подразделения с точки зрения содержания документов, но вполне заменит с точки зрения оформления в соответствии с правилами и взаимоувязки документов. Инициатива по разработке документации может принадлежать как структурным подразделениям, так и службе менеджмента качества. Например, подразделение разрабатывает первичный вариант документа, затем он дорабатывается службой менеджмента качества, далее документ согласовывается с заинтересованными подразделениями и наконец, утверждается (как правило, первым руководителем).

Конечно, подразделение может разработать документ полностью самостоятельно, но тогда необходимо обязательное согласование со службой менеджмента качества.

Кто должен заниматься совершенствованием процессов?

Эдвард Деминг писал: «Непрерывное улучшение системы есть первейшая обязанность руководства. Проблемы надо отыскивать как можно раньше и уничтожать их прежде, чем они могут создать реальные трудности. В этом заключено основное различие между интеллектуальным и кризисным стилем менеджмента 1 . ».

Оперативная деятельность по совершенствованию процессов лежит на владельцах процессов и руководителях подразделений, задействованных в этих процессах. Координация этой деятельности возлагается на службу менеджмента качества. Это необходимо для того, чтобы обеспечить нацеленность на совершенствование системы в целом. Иначе подразделения начинают локальную оптимизацию, которую Деминг называл «субоптимизацией» и считал очень вредной. Например, резкое повышение объема продаж может разладить все процессы предприятия; закупка материалов по низкой цене приведет к браку и издержкам в другом процессе. Локальная оптимизация с благими намерениями может быть совершенно невыгодна для процесса в целом. Для этого и нужно централизованное управление улучшениями и изменениями.