Отчет анализ системы менеджмента качества со стороны высшего руководства

Аккредитация в Росаккредитации

Заготовка статьи

Анализ СМК со стороны руководства – документ, устанавливающий порядок проведения проверок системы менеджмента качества руководством предприятия с целью определения ее пригодности, результативности, адекватности, эффективности.

Главным критерием для проверки СМК со стороны руководства, является анализ достижения целей определенных политикой в области качества ИЛ и устранению причин несоответствий выявленных в ходе внутренних проверок в течении заданного периода (не реже 1 раза в год).

При документировании процедуры анализа СМК со стороны руководства, описываются следующие ее составляющие:
частоту и периодичность проведения анализа СМК со стороны руководства. Для каждого уровня управления необходимо определить свою периодичность анализа СМК. Например, на уровне проектов, анализ СМК может проводиться раз в месяц, на уровне подразделений – раз в квартал, а на уровне организации – при подведении итогов работы за год, т.е. один раз в год;
повестку дня и состав рассматриваемых исходных данных. Для каждого уровня управления повестка дня и состав данных будет свой;
список участников. Важно, чтобы для каждого уровня управления в анализе СМК принимал участие руководитель соответствующего уровня. Например, для стратегического уровня – генеральный директор или владелец компании, для тактического уровня (уровень составных подразделений)- руководитель подразделения, для оперативного уровня (исполняемые проекты или оперативная работа) – руководитель проекта (начальник участка, руководитель группы);
порядок проведения анализа СМК. В зависимости от уровня управления порядок и длительность проведения анализа будет свой. На оперативном уровне он будет проще, т.к. на этом уровне более простая подготовка, а на стратегическом — сложнее, т.к. требуется более длительная подготовительная работа;
способ документального представления результатов анализа СМК со стороны руководства и состав выходных данных. Для оперативного уровня этот способ желательно устанавливать максимально простым и быстрым;
ответственных за организацию анализа СМК. Как правило, ответственным за проведение анализа СМК является руководитель соответствующего уровня;
при необходимости, в процедуре можно установить критерии проведения внеплановых анализов СМК. Примерами таких критериев могут быть возникающие несоответствия, результаты аудитов, жалобы заказчиков и т.п. Для каждого уровня управления критерии будут свои. Определение того, на каком уровне необходимо провести анализ СМК будет зависеть от важности произошедшего события.

2 Нормативные ссылки:
ГОСТ ISO 9001-2011 «Системы менеджмента качества. Требования»;
ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»;
ГОСТ ИСО/МЭК 17025–2009 «Общие требования к компетентности испытатель-
ных и калибровочных лабораторий»;
«Управление документированной информацией»;
«Корректирующие и предупреждающие действия»;
«Внутренние аудиты»

Термины, определения:
Анализ — деятельность, принимаемая для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей. Примечание* Анализ может также включать определение эффективности.
Примеры: анализ со стороны руководства, анализ проектирования и разработки, анализ требований потребителей и анализ несоответствий.
Анализ системы менеджмента качества руководства– деятельность высшего руководства вуза, предпринимаемая для установления результативности и эффективности системы менеджмента качеств
Показатель результативности процесса-качественный или количественный показатель, адекватно характеризующий результат и/или динамические показатели (изменение) функционирования процесса.
Результативность –степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.
Эффективность –соотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

#2 Анализ СМК со стороны руководства

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 14 Декабрь 2017

#3 Анализ СМК со стороны руководства

#4 Анализ СМК со стороны руководства

Непрочитанное сообщение Елена Викторовна » 07 Февраль 2018

#5 Анализ СМК со стороны руководства

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 07 Февраль 2018

#6 Анализ СМК со стороны руководства

#7 Анализ СМК со стороны руководства

Непрочитанное сообщение Adamova_Anna_Maria » 12 Февраль 2018

#8 Анализ СМК со стороны руководства

Высшее руководство должно анализировать систему менеджмента безопасности организации с запланированной периодичностью с тем, чтобы обеспечивать ее постоянную пригодность, адекватность и результативность. Анализ должен включать оценку возможностей по улучшению и потребностей в изменениях системы менеджмента безопасности, включая политику и цели в области менеджмента безопасности, а также угрозы и риски. Записи по анализам со стороны руководства следует сохранять. Анализ со стороны руководства должен учитывать:
а) результаты аудита и оценок соответствия законодательным и иным требованиям, предписанным для организации;
b) сообщения от внешних заинтересованных сторон, включая жалобы;
с) исполнительность в выполнении мер по обеспечению безопасности организации;
d) сроки достижения целей и выполнения задач;
е) статус корректирующих и предупреждающих действий;
f) действия, последовавшие после предыдущего анализа менеджмента;
g) изменяющиеся обстоятельства, включая развитие нормативных и иных требований, регламентирующих обеспечение безопасности в отношении организации;
h) рекомендации по улучшению.
Результаты анализа со стороны руководства должны включать в себя любые решения и действия, относящиеся к возможным изменениям в политике, целях, задачах и других элементах системы менеджмента безопасности, согласующиеся с обязательством постоянного улучшения.

b) Намерение
Высшее руководство должно анализировать систему менеджмента с целью обеспечения ее постоянной пригодности, достаточности и результативности в эффективном проведении заявленной политики и достижения целей в области менеджмента безопасности.

В ходе анализа также следует рассматривать соответствие существующей политики. Она должна позволять устанавливать новые или пересматривать существующие цели для обеспечения постоянного улучшения и определять потребности в изменениях системы менеджмента безопасности.
c) Типовые входные данные

Типовые входные данные включают в себя:
— сведения о результатах внутреннего и внешнего аудитов системы менеджмента безопасности;
— корректирующие действия, вытекающие из предыдущих анализов со стороны руководства;
— сведения о проведенных учениях и тренировках;
— сведения от представителя руководства по безопасности о функционировании системы менеджмента безопасности в целом;
— сведения, полученные от других организаций или заинтересованных лиц, об эффективности системы менеджмента безопасности, влияющие на цепь поставок;
— сведения о процессах идентификации угроз, оценки рисков и риска-менеджмента;
— эффективность программ подготовки и ознакомления;
— статус и эффективность целей в области менеджмента безопасности.
d) Процесс

Процесс анализа со стороны руководства обычно включает проведение совещаний высшим руководством через запланированные интервалы времени. Анализ должен фокусироваться на функционировании системы менеджмента безопасности в целом, а не на отдельных деталях системы, управление которыми возможно в рамках существующей системы менеджмента безопасности.

При планировании совещания по анализу со стороны руководства следует уделять внимание:
— темам для рассмотрения;
— участникам совещания (руководителям среднего звена, персоналу службы охраны, другому персоналу);
— ответственности отдельных участников в связи с проводимым анализом;
— используемой для анализа информации.
Совещание по анализу должно охватывать:
— пригодность текущей политики в области менеджмента безопасности;
— установление или пересмотр целей в области менеджмента безопасности для постоянного улучшения в предстоящий период;
— адекватность существующих процессов идентификации угроз, оценки рисков и риска-менеджмента;
— существующий уровень рисков и эффективность мер управления ими;
— достаточность ресурсов;
— результативность процесса инспекторских проверок;
— результативность процесса оповещения;
— сведения об актах незаконного вмешательства и чрезвычайных случаях;
— зарегистрированные примеры неэффективности процедур;
— результаты внутреннего и внешнего аудитов системы менеджмента безопасности, проведенных после предыдущего анализа со стороны руководства, и их эффективность;
— статус готовности к действиям в чрезвычайных ситуациях и мер восстановления безопасности;
— улучшения системы менеджмента безопасности;
— выходные данные проведенных расследований актов незаконного вмешательства и чрезвычайных случаев;
— оценку влияния предполагаемых изменений в законодательных нормативных актах и технологиях или сведениях и информации.

Высшее руководство должно гарантировать, что на совещании была доведена вся информация, касающаяся функционирования системы менеджмента безопасности. При необходимости возможно проведение анализа функционирования отдельных частей системы менеджмента безопасности с меньшими интервалами времени проведения.

Анализ со стороны руководства может включать анализ интегрированной системы менеджмента; при этом выходные данные анализа систем менеджмента безопасности, качества ГОСТ Р ИСО 9001, экологии ГОСТ Р ИСО 14001 и других систем менеджмента могут рассматриваться на том же совещании или в ходе схожего процесса. В случае принятия такого подхода, необходимо исключать принижение важности любой из составных частей интегрированной системы менеджмента организации.
e) Типовые выходные данные

Типовые выходные данные включают в себя:
— протокол проведенного совещания по анализу;
— обновление политики и целей в области менеджмента безопасности;
— определение ответственных за реализацию корректирующих действий с установлением сроков их выполнения;
— определение ответственных за улучшение с установлением сроков их выполнения;
— даты анализа результативности проведенных корректирующих действий;
— области, которые следует выделять при планировании будущего внутреннего аудита системы менеджмента безопасности.

1 Целью данной процедуры является оценка пригодности и результативности системы менеджмента Лаборатории и возможности ее улучшения.
Реализация процедуры предусматривает ежегодное рассмотрение, оценку всех аспектов деятельности Лаборатории и возможности ее улучшения, регистрацию сведений о проведенном анализе и последующих действиях.
2 Анализ системы менеджмента проводит руководитель Лаборатории (например: в первом квартале каждого календарного года) и предусматривает рассмотрение следующих вопросов:
 пригодность политики и процедур;
 отчеты руководителей подразделений;
 результаты внутренних и внешних проверок;
 результаты оценки удовлетворенности заказчиков;
 результаты корректирующих и предупреждающих действий;
 результаты участия лаборатории в межлабораторных сравнительных испытаниях;
 результаты рассмотрения претензий (рекламаций);
 результаты внутреннего контроля качества результатов измерений;
 результаты проведенных методических работ (пересмотр методик измерений, внедрение новых методик измерений и т.д.);
 результаты оценки удовлетворенности персонала;
 отчет о выполнении плана обучения и повышения квалификации персонала;
 результаты подтверждения компетентности сотрудников;
 сведения о состоянии оборудования;
 информацию о поставщиках;
 факторы, связанные с рынком аналитических работ;
 изменения в законодательстве, нормах и стандартах;
 изменения объема и вида работ;
 предложения по улучшению системы качества;
 производственные и финансовые показатели организации;
 другие аспекты деятельности Лаборатории.
3 Результаты анализа обсуждаются на совещании и оформляются в виде протокола, который содержит:
 перечень рассматриваемых вопросов;
 заключения по каждому вопросу,
 оценку реализации политики лаборатории в области качества и ее соответствие политике и стратегии организации;
 оценку результативности системы менеджмента лаборатории и предложения по ее улучшению.
4 Результаты анализа со стороны руководителя лаборатории доводятся до сведения персонала, ответственного за конкретные участки работы, для своевременного принятия мер по устранению выявленных недостатков и проведения улучшений.
5 Результаты анализа являются основой для планирования целей и задач лаборатории на следующий год, корректировки Руководства по качеству.
6 В случае разногласий по факту рекламации и результатам их рассмотрения лаборатория может обратиться в орган по аккредитации (ЭО) и другие компетентные организации.
7 В случае несогласия Лаборатории с выводами по результатам внешнего контроля она имеет право обратиться в орган по аккредитации (ЭО).
8 В случае несогласия с выводами по инспекционному контролю аккредитованная Лаборатория имеет право обратиться в комиссию по апелляциям Системы аккредитации (например: СААЛ).
9 Ответственным за процедуру рассмотрения претензий к деятельности лаборатории является руководитель лаборатории.

Источник

Development of documented procedures of the quality management system para 5.6 «Management review» at the company LLC «Monolith»

Аннотация: Целью статьи является разработка методики документированной процедуры пункта 5.6 «Анализ со стороны руководство». Разработаны: цель, область действия; понятия, сокращения необходимые для данной документации; основные сведения по процессу; матрица ответственности; блок-схема процесса, а так же схема описания процесса и мониторинг, анализ улучшения процесса; образцы форм и журналов.

Abstract: The purpose of this paper is to develop a methodology documented procedures of paragraph 5.6 "Management review". Developed: the purpose, scope; concepts needed to reduce this documentation; basic information on the process; responsibility matrix; process flow chart, as well as descriptions of the scheme and monitoring the process, improve the analysis process; sample forms and logs.

Ключевые слова: Управление обслуживанием, документированная процедура, мониторинг, процесс.

Keywords: Service management, documented procedure, monitoring the process.

Методом разработки данной документированной процедуры является алгоритм:

Анализ системы менеджмента качества со стороны руководства осуществляется с целью обеспечения ее постоянной пригодности, адекватности, результативности и эффективности, а также оценки возможности улучшения и определения потребности в изменениях СМК, в том числе в политике и целях в области качества [1, стр. 10].

Область действия

Данная процедура распространяется на СМК организации.

Термины и определения

3.1.1 Анализ: Деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности и результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей.

3.1.2 Аудит (проверка): Систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

3.1.3 Высшее руководство: Лицо или группа работников, осуществляющих руководство и управление организацией на высшем уровне.

3.1.4 Корректирующее действие: Действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.

3.1.5 Несоответствие: Невыполнение требования.

3.1.6 Политика в области качества: Общие намерения и направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством.

3.1.7 Предупреждающее действие: Действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.

3.1.8 Результативность: Степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

3.1.9 Система менеджмента качества: Система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.

3.1.10 Управление качеством: Часть менеджмента качества, направленная на выполнение требований к качеству [2, стр. 13].

Обозначения и сокращения

СМК – Система менеджмента качества;

ПРК- представитель руководства по качеству;

СП – структурное подразделение предприятия;

ГД – генеральный директор.

Основные сведения по процессу

Основные сведения по процессу

-Отчеты по обратной связи с заинтересованными сторонами.

-Отчет по корректирующим и предупреждающим действиям.

-Предложения по улучшению СМК .

-Протокол Совета по качеству.

-Отчет о функционировании СМК предприятия

-Протокол заседания Совета по качеству

-Отчет о выполнении мероприятий по повышению эффективности СМК.

-Актуализированная Политика в области качества,

— средний показатель результативности процессов СМК

— количество выявленных несоответствий

— количество письменных жалоб/обращений

Матрица ответственности

О – ответственный за под процесс, И – исполнитель

5.1. Блок — схема процесса «Анализ со стороны руководство»

Рисунок 1. Схема процесса «Анализ со стороны руководство»

Рисунок 2. Схема процесса «Анализ со стороны руководство» (продолжение)

5.2. Мониторинг, анализ и улучшение процесса

Генеральный директор предприятия должен постоянно повышать результативность системы менеджмента качества посредством использования политики и целей в области качества, результатов аудитов, анализа данных, корректирующих и предупреждающих действий, а также анализа со стороны руководства. ПРК должен использовать подходящие методы мониторинга и, где это применимо, измерения процессов системы менеджмента качества. Эти методы должны демонстрировать способность процессов достигать запланированных результатов. Если запланированные результаты не достигаются, то должны предприниматься необходимые коррекции и корректирующие действия.

Мониторинг данного процесса проводит ПРК по следующим контролируемым параметрам:

сроки предоставления исходных (входных) данных для формирования отчета;
качество предоставленных материалов (их полнота и достоверность);
сроки согласования и рассылки проекта отчета;
качество рекомендаций и предложений по совершенствованию СМК.

Инструментами мониторинга данного процесса являются регулярные внутренние и внешние аудиты СМК, наличие протоколов, отчетов, планов по совершенствованию СМК.

Генеральный директор не реже одного раза в год осуществляет анализ результативности и эффективности процесса в соответствии с ДП «Мониторинг, измерение и анализ процессов» [3, стр. 34].

ДП 8.1 Общие положения

ДП 8.2.3 Мониторинг и измерение процессов

ДП 8.4 Анализ данных

ДП 8.5.1 Постоянное улучшение

ДП 8.5.2 – 01 Корректирующие действия

ДП 8.5.3 – 01 Предупреждающие действия

Документация и записи по качеству процесса

Документация и записи по качеству процесса

Наименование документа	Хранение
Наименование документа	Ответственный	Срок
Ф 1. Формирование исходных данных для анализа	Генеральный директор	3 года
Ф 2. Анализ результативности процесса	Генеральный директор	3 года
Ф 3. Мероприятия по улучшению процесса	Генеральный директор	3 года
Ф 4. Анализ выполнения корректирующих/предупреждающих действий	Генеральный директор	3 года
Ф 5. Отчет о результатах анализа СМК предприятия	Генеральный директор	3 года
Ф 6. Журнал по мониторингу и измерение процесса	Генеральный директор	3 года
Ф 7. Журнал регистрации несоответствии	Генеральный директор	3 года

8. Образцы форм и журналов

Рисунок 3. Форма 1

Рисунок 4. Форма 2

Рисунок 5. Форма 4

Рисунок 6. Форма 4

Вывод: В результате разработанного алгоритма пришли к следующему заключению по пункту 5.6 «Анализ со стороны руководство». В результате анализа сроков предоставления исходных (входных) данных для формирования отчета, качества предоставленных материалов (их полноты и достоверности), а так же сроков согласования и рассылки проекта отчета и качества рекомендаций и предложений по совершенствованию СМК со стороны высшего руководства проводятся методы помогающие достигать запланированные процессы в более сжатые сроки. Если запланированные результаты не достигаются, то предпринимаются необходимые коррекции и корректирующие действия.

Библиографический список

1. Капоница Н.О. Разработка документации для системы качества предприятия стройиндустрии. учеб. пособие. –Т.: Издательство ТГАСУ, 2012 г. – 20с.
2. ГОСТ ИСО 9000-2008. Система менеджмента качества. Основныеположения и словарь. – М.: Стандартинформ, 2009 г. – 35с.
3. ГОСТ ИСО 9001-2011. Система менеджмента качества. Требования. – М.: Стандартинформ, 2012 г. – 36с.

Источник

Отчет анализ системы менеджмента качества со стороны высшего руководства

АНАЛИЗ
системы менеджмента качества со стороны руководства
за ГГГГ год

1. Общие положения

Отчет содержит результаты анализа и оценки результативности деятельности испытательной лаборатории за период с ДД.ММ.ГГ по ДД.ММ.ГГГГ (свой период).

При проведении анализа системы менеджмента качества Испытательной лаборатории (далее — ИЛ) за ГГГГ год рассматривались следующие материалы и документы:

Указать реквизиты всех рассматриваемых материалов и документов. Например:

Руководство по качеству ИЛ РК-N-ГГ версия №N от ДД.ММ.ГГ, утвержденное генеральным директором Общества;
Политика в области качества ИЛКД-N версия №N от ДД.ММ.ГГ, утвержденная генеральным директором Общества;
Декларация о беспристрастности и независимостиКД-N версия №N от ДД.ММ.ГГ, утвержденная генеральным директором Общества;
План перехода ИЛ на применение стандарта ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, утвержденный Руководителем ИЛ;
Анкета самообследования соответствия ИЛ требованиям ГОСТ ISO/IEC 17025-2019;
Реестр рисков ИЛКД-N версия №N от ДД.ММ.ГГ;
Отчеты по результатам внутренних аудитов за ГГГГ год;
Протоколы проведения корректирующих действий;
Заключения по результатам участия лаборатории в МСИ за ГГГГ год;
План профессиональной подготовки и повышения квалификации персоналаП-NN-ГГ от ДД.ММ.ГГ, утвержденный Руководителем ИЛ;
Отчеты о повышении квалификации специалистов;
Записи о мониторинге достоверности результатов испытаний;
Анкеты оценки удовлетворенности заказчика качеством услуг ИЛ.

(указать прочие документы)

Испытательная лаборатория аккредитована и имеет уникальный номер записи об аккредитации в реестре аккредитованных лиц № NN.

В связи со вступлением в силу Межгосударственного стандарта ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, ИЛ перешла на применение данного стандарта.

В целях исполнения требований Приказа Росаккредитации от 9 августа № 144 «Об утверждении плана перехода участников национальной системы аккредитации на применение международного стандарта ISO/IEC 17025-2017» подготовлен План перехода ИЛ КД-N-ГГ от ДД.ММ.ГГ на применение Межгосударственного стандарта ГОСТ ISO/IEC 17025-2019.

Мероприятия по Плану перехода на применение международного стандарта выполнены, деятельность соответствует требованиям ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий».

По результатам внутренних проверок соответствия ИЛ требованиям ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 в соответствии с Программой внутренних проверок КД-N-ГГ от ДД.ММ.ГГ, составлена Анкета самообследования от ДД.ММ.ГГ.

2. Пригодность политики и процедур лаборатории

2.1. Политика Испытательной лаборатории в области качества направлена на обеспечение высокого качества измерений и максимальное удовлетворение потребностей внутренних и внешних заказчиков посредством создания и поддержания стабильных условий, необходимых для эффективного функционирования системы менеджмента.

2.2. Политика в области качества продолжает отвечать требованиям системы менеджмента качества (далее по тексту – СМК) ИЛ, что позволяет получать достоверные результаты. Процедуры, регламентированные Руководством по качеству и документами СМК ИЛ, поддерживаются в удовлетворительном состоянии.

3. Результаты внутренних проверок

3.1. В соответствии с Программой и графиком проведения внутренних проверок в ИЛ на ГГГГ год было запланировано: N проверок (X горизонтальных, Y вертикальных). Проведено: X1 горизонтальных, Y1 вертикальных проверок.

3.2. Цель проверок — установление соответствия деятельности лаборатории требованиям ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 и СМК ИЛ.

3.3. По результатам внутренних проверок выявлено следующее:

Лаборатория располагает руководящим и техническим персоналом, поддерживается система менеджмента в соответствии с областью деятельности. Оформлена политика обеспечения качества результатов испытаний.
Лаборатория обеспечена необходимой нормативной документацией (НД); имеется процедура управления документацией; проводится актуализация в соответствии с документированной процедурой.
В лаборатории соблюдаются условия окружающей среды при проведении аналитических работ, здания и помещения соответствуют требованиям пожарной безопасности. Проводятся постоянные проверки по соблюдению условий окружающей среды, соблюдения требований ПБ и ОТ, чистоты и порядка в лаборатории. Своевременно принимаются меры по устранению недостатков.
Проводится мониторинг достоверности результатов испытаний в соответствии с Планом П-N-ГГ от ДД.ММ.ГГ, в соответствии с которым проводятся работы по внутреннему лабораторному контролю.
Имеется система идентификации объектов испытаний, которая поддерживается на протяжении всего пребывания образца в лаборатории, пробы после окончания выполнения измерений/испытаний утилизируются. Созданы условия для хранения и обеспечения сохранности объектов испытания.
Квалификация и опыт сотрудников позволяет проводить испытания в заявленной области аккредитации. Персонал при поступлении на работу проходит стажировку, после выполнения контрольной задачи получает доступ к самостоятельной работе, о чем своевременно сделаны записи. Технические учебы проводятся постоянно в зависимости от необходимости поддержания качества проводимых испытаний. В лаборатории имеется процедура по работе с заказчиками. Существует прямая и обратная связь с заказчиками (физическими и юридическими лицами).
Лаборатория располагает оборудованием всех видов для отбора проб, проведения измерений и испытаний. Каждая единица оборудования идентифицирована. Все средства измерений поверены, испытательное оборудование аттестовано. В лаборатории имеются процедуры по безопасному обращению, использованию и плановому обслуживанию оборудования.

3.4. По результатам внутренних проверок можно сделать вывод:

работа лаборатории по установлению показателей качества в ГГГГ году удовлетворительна, результаты измерений, проводимые в лаборатории в заявленной области аккредитации достоверны.

4. Результаты внешних проверок

4.1. В ГГГГ г. пройдена процедура подтверждения компетентности / расширения ОА ИЛ, включая выездную экспертизу на соответствие лаборатории, установленным требованиям. По результатам экспертизы лаборатория подтвердила свою компетентность (расширение ОА) в качестве испытательной лаборатории.

5. Корректирующие действия (КД) и действия, связанные с рисками и возможностями

5.1. По каждому выявленному в ходе внутренних аудитов несоответствию/замечанию был проведен анализ и разработаны корректирующие действия, которые были отражены в Журнале регистрации несоответствий и корректирующих действий.

5.2. «Действительно очень значимых» и «довольно значимых несоответствий» в результате внутренних аудитов в ИЛ не выявлено, обнаруженные несоответствия относятся к разряду «незначительных несоответствий/ замечаний».

5.3. Итоги выполнения корректирующих действий, связанных с рисками и результаты внутренних проверок, показали эффективность корректирующих мероприятий.

6. Жалобы (претензии)

За ГГГГ год в ИЛ претензий от внутренних и внешних заказчиков не поступало.

7.1. Для обеспечения проведения испытаний в области аккредитации и эффективного функционирования системы менеджмента качества в аккредитованной лаборатории предусмотрена штатная численность в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

7.2. Все специалисты имеют специальное образование, необходимые технические знания и опыт в соответствии с квалификационными требованиями и регламентируемыми методиками измерений.

7.3. Всего в ИЛ работает NN человек, из них – N1 с высшим образованием, N2 человек — со средним специальным образованием.

7.4. Проведено внешнее обучение сотрудников лаборатории. N человек прошли повышение квалификации.

8. Приобретение услуг

8.1. Обеспечение лаборатории материально-техническими ресурсами (далее по тексту – МТР) осуществлялось централизованно на основании ежегодных и оперативных заявок согласно бизнес-плану ГГГГ г.

8.2. Приобретение реактивов, химической посуды стандартных образцов и расходных материалов производилось в соответствии с требованиями нормативной документации на методики (методы) измерений с указанием их квалификации, марки и т. д.

8.3. Приобретение услуг и запасов осуществлялось в организациях, имеющих лицензию на данный вид деятельности.

8.4. Актуализация НД проводится посредством ИПС «Техэксперт».

8.5. За ГГГГ год в ИЛ поступило оборудование:

средств измерений (СИ) — NN шт.;
испытательное оборудование (ИО) — NN шт.;
вспомогательного оборудования (ВО) — NN шт.,

8.6. Приобретаемые МТР прошли процедуру входного контроля. На все химические реактивы, поступившие в лабораторию, имелись сертификаты (паспорта) качества.

8.7. Пригодность оборудования и СИ к использованию подтверждена результатами поверки СИ и аттестацией ИО, которую осуществляет ФБУ «Центр стандартизации и метрологии» (ФБУ «ЦСМ») на основании договора, в соответствии с утвержденным Графиком поверки и аттестации оборудования.

9. Управление оборудованием и материалами

9.1. Лаборатория располагает материально-технической базой, необходимой для проведения аналитических работ в области аккредитации.

9.2. Управление реактивами и материалами включает их регистрацию, входной контроль, учет реактивов и расходных материалов, хранение, продление срока годности — при необходимости, использование в соответствии с требованиями документов на методики измерений, утилизацию.

9.3. Качество дистиллированной воды контролируется по ГОСТ 6709-72 «Вода дистиллированная», воды для лабораторного анализа контролируется по ГОСТ Р 52501¬-2005 «Вода для лабораторного анализа. Технические условия».

9.4. Результаты контроля качества дистиллированной воды, воды для лабораторного анализа регистрируются в Журналах регистрации результатов испытаний дистиллированной воды, воды для лабораторного анализа .

9.5. Средства измерений, испытательное, вспомогательное оборудование в ИЛ находятся в удовлетворительном состоянии. В лаборатории осуществляется учет, плановые поверки, аттестация.

10. Управление документацией

10.1. Лаборатория обеспечена нормативной документацией, необходимой для проведения аналитических работ в области аккредитации и решения вопросов метрологического обеспечения аналитического контроля. Вся нормативная документация маркируется и хранится в отдельных папках.

10.2. Контрольные экземпляры всей нормативной и методической документации хранятся у менеджера по качеству, в условиях, исключающих случайную утрату или разукомплектование, учтенные копии — хранятся в лаборатории, на рабочих местах.

10.3. Периодически осуществляется актуализация НД. Устаревшие НД изымаются, маркируется соответствующим образом и сдаются в архив.

10.5. Протоколы испытаний подготавливаются в установленной форме.

10.6. Процедура управления документацией и записями, регламентированная Руководством по качеству и документами СМК поддерживаются в актуальном состоянии.

11. Работа с заказчиками

11.1. В лаборатории имеется Процедура работы с заказчиками КД-N-ГГ. С целью обеспечения удовлетворенности заказчиков определялись требования к выполняемым аналитическим работам и в течение всей работы лаборатория поддерживала связь с заказчиками.

11.2. По истечении ГГГГ г. было проведено анкетирование внутренних заказчиков с целью оценки их удовлетворенности.

12. Внешние условия

12.1. ИЛ располагает всеми необходимыми помещениями для проведения работ в области аккредитации, включая помещения для проведения всех видов измерений, регистрации и обработки результатов измерений, хранения расходных материалов.

12.2. Необходимые условия окружающей среды, установленные в нормативных документах на МВИ и в руководствах по эксплуатации оборудования, поддерживались с помощью вентиляции, освещения, обогрева, кондиционирования и других технических средств.

12.3. Регистрация условий окружающей среды осуществлялась ежедневно в помещениях, где проводились аналитические работы, с записью в Журналах контроля внешних условий, согласно требованиям Руководства по качеству.

13. Результаты идентификации рисков

В ГГГГ году в целях установления системы риск-ориентированного подхода в СМК, издано распоряжение по лаборатории. Определен состав рабочей группы по управлению рисками СМК. Сформирован Реестр рисков, включающий в себя:

идентификацию риска
оценку
последствия риска
действующие меры управления рисками

Рабочей группой выявляются, анализируются, определяются мероприятия, направленные на снижение (исключение) рисков.

14. Обеспечение достоверности результатов

14.1. В ГГГГ г. для обеспечения качества результатов измерений был проведен:

контроль наличия условий для проведения текущих анализов;
контроль соблюдения требований документов на методики КХА, включая контроль приемлемости результатов единичных анализов, получаемых в условиях повторяемости;
оперативный контроль процедуры анализа при реализации методики;
контроль воспроизводимости методики;
контроль стабильности результатов измерений;
ежегодный анализ действующей системы обеспечения качества и принятие корректирующих действий по поддержанию качества результатов измерений и КХА.

14.2. Разработан План мониторинга достоверности результатов испытаний КД-N-ГГ.

14.3. В результате проведения внутрилабораторного контроля качества (ВЛК) результатов измерений/испытаний по ранее внедренным методикам измерений/испытаний, входящих в область аккредитации лаборатории, была продемонстрирована возможность получения результатов с характеристиками погрешности не превышающих установленные значения в НД. Результаты оформляются в виде протоколов. Так же ИЛ принимала участие в процедурах внешнего контроля качества результатов измерений.

14.4. В ГГГГ году ИЛ участвовала в проверках квалификации (межлабораторных сравнительных испытаниях) по следующим объектам испытаний:

вода питьевая (X1 показателей: перечисление)
вода сточная (X2 показателей: перечисление)
вода природная (X3 показателей: перечисление)

Были получены следующие заключения: качество результатов испытаний признано удовлетворительным.

15. Оценка функционирования системы менеджмента испытательной лаборатории

15.1. По результатам проведенного анализа можно сделать следующие выводы: структура Испытательной лаборатории и организация работ по осуществлению испытаний объектов аналитического контроля, закрепленных за лабораторией областью аккредитации, соответствует требованиям ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 и внутренним документам лаборатории.

15.2. Квалификация и опыт сотрудников позволяет проводить испытания в заявленной области аккредитации. Персонал при поступлении на работу проходит стажировку, после сдачи экзамена получает доступ к самостоятельной работе, о чем своевременно сделаны записи в журналах инструктажей. Технические учебы проводятся постоянно в зависимости от необходимости поддержания качества проводимых испытаний.

15.3. Лаборатория обеспечена необходимой нормативной документацией (НД); имеется процедура управления документацией.

15.4. В лаборатории соблюдаются условия окружающей среды при проведении аналитических работ здания и помещения соответствуют требованиям пожарной безопасности. Проводятся постоянные проверки по соблюдению условий окружающей среды, соблюдения требований ПБ и ОТ, чистоты и порядка в лаборатории. Своевременно принимаются меры по устранению замечаний.

15.5. В лаборатории организовано управление стандартными образцами и реактивами. Проводится внутрилабораторный контроль качества результатов анализа: разработана процедура мониторинга достоверности результатов.

15.6. Имеется система идентификации объектов испытании, которая поддерживается на протяжении всего пребывания пробы в лаборатории, пробы после окончания выполнения измерений/испытаний утилизируются. Созданы условия для хранения и обеспечения сохранности объектов испытания.

15.7. Лаборатория располагает оборудованием всех видов для отбора проб, проведения измерений и испытаний. Помимо этого, на ГГГГ г. запланирована покупка новых приборов и оборудования для лабораторного контроля.

15.8. Каждая единица оборудования идентифицирована. Все средства измерений поверены, испытательное оборудование аттестовано. В лаборатории имеются процедуры по управлению , безопасному обращению, использованию и плановому обслуживанию оборудования.

15.9. В лаборатории существует обратная связь с заказчиками. По окончанию года проводится анкетирование удовлетворенности заказчиков выполнением исследований, проводимых ИЛ.

15.10. По результатам проведенного анализа, можно сделать вывод: работа лаборатории в ГГГГ году удовлетворительна, результаты измерений, проводимые в лаборатории в заявленной области аккредитации, достоверны. Система менеджмента качества в аккредитованной лаборатории действует и постоянно совершенствуется.

16. Рекомендации по улучшению

16.1. С целью совершенствования СМК в Испытательной лаборатории необходимо:
разработать рабочие инструкции и процедуры (перечисление процессов).

16.2. Поддерживать на требуемом уровне характеристику погрешности и внутрилабораторной прецизионности результатов испытаний.

16.3. Принять участие в проверках квалификации (межлабораторных сравнительных испытаний) на ГГГГ г. по объектам испытаний области аккредитации лаборатории.

16.4. Принять участие в межлабораторных сличениях, отличных от проверок квалификации.

16.5. Провести в ГГГГ году мероприятия по повышению квалификации сотрудников лаборатории, согласно годовой заявке повышения квалификации персонала.

16.6. Проработать перечень необходимого лабораторного оборудования, для приобретения в ГГГГ г.

16.7. Своевременно проводить актуализацию нормативных и методических документов.

16.9. Проводить внутренние проверки в лаборатории по графику проведения внутренних проверок на ГГГГ год.

Руководитель ИЛ, Фамилия, Имя, Отчество
Дата
Подпись

Источник

Внутренний аудит СМК банка и анализ со стороны руководства

Заключительная статья цикла, посвященного функционированию системы менеджмента качества (СМК) в коммерческом банке (начало см.: ММК, 2010, № 11–12 «Типовая система менеджмента качества коммерческого банка и ее архитектура», часть 1 и часть 2). В серии статей данного цикла детально рассмотрены процессы (этапы) развития СМК: планирование и построение СМК (см.: ММК, 2011, № 1), управление каждым процессом СМК (см.: ММК, 2011, № 2), внутренний аудит СМК, анализ СМК со стороны руководства банка, а также приведены практические примеры и рекомендации из опыта различных банков. Автор демонстрирует, как обеспечить стабильное и эффективное функционирование СМК в банке на протяжении длительного периода времени.

Внутренний аудит СМК банка

Аудит — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективной их оценки в целях установления степени выполнения критериев аудита [1].

Объектом аудита может быть: СМК (верхний уровень), процесс, подразделение, информационная система и др.

Модель данного процесса приведена на схеме 1.

Схема 1. Внутренний аудит СМК

При проведении внутреннего аудита СМК банка рекомендуется использовать стандарт ISO 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента».

Шаблоны документов, которые необходимы для проведения аудита СМК банка и аудита процессов банка, приведены в [2].

Поскольку архитектура СМК состоит из двух уровней (см. схемы 2 и 3, ММК, 2011, № 1, с. 6–7), то и внутренний аудит СМК включает два соответствующих этапа, а также общий этап «Подготовка к аудиту»:

Подготовка к аудиту. Исполнитель: служба качества;
Внутренний аудит СМК (верхнего уровня). Исполнитель: служба качества;
Аудит процесса. Исполнитель: процессная команда.

Рассмотрим эти этапы более подробно.

1. Подготовка к аудиту

Предполагает следующие процедуры и действия.

Разработка, согласование и утверждение программы внутренних аудитов. В данном документе указывается перечень всех видов аудитов с наименованиями (на ближайший год). Для каждого аудита указывается: перечень объектов аудита, Ф.И.О. руководителя аудита, срок проведения аудита.

Формирование и обучение (при необходимости) группы внутренних аудиторов банка. Параллельно с разработкой программы аудитов определяется потребность в аудиторах, формируется и обучается (при необходимости) группа аудиторов, назначаются аудиторы для каждой процессной команды, назначаются аудиторы для аудита СМК верхнего уровня, утверждается главный аудитор.

Подготовка и издание приказа о проведении внутренних аудитов. Приказом по банку утверждаются программа аудитов, состав группы аудиторов и их обязанности, обязанности членов процессных команд, руководителей подразделений и сотрудников банка при проведении аудитов.

Подготовка материалов по внутреннему аудиту.

Разработка единого для аудита процесса.
— это таблица, которая используется аудитором для проверки выполнения установленных требований. Фрагмент (три столбца таблицы) для аудита процесса приведен в табл. 1.

состоит из шести столбцов:

Номер строки;
Проверяемое требование;
Уточняющие вопросы (при необходимости);
Способ оценки выполнения требования (изучение документации, наблюдение, опрос и др.);
Отметка о соответствии/несоответствии;
Свидетельство аудита (запись и комментарии аудитора).

Таблица 1. для аудита процесса (фрагмент)

Единый для аудита процесса необходим для того, чтобы все процессные команды и аудиторы проводили аудит процессов по одним и тем же требованиям.

Рассылка документации по внутреннему аудиту процессным командам. Включает все документы, разработанные в предыдущих процедурах.

2. Аудит СМК (верхнего уровня)

Состоит из следующих процедур и действий.

Разработка и плана для аудита СМК(верхнего уровня). Образец (фрагмент) для аудита СМК (верхнего уровня) представлен в табл. 2.

Таблица 2. для внутреннего аудита СМК (верхний уровень)

В нем перечислены общие требования к компонентам СМК (верхнего уровня). Данные требования должны быть детализированы и дополнены требованиями стандарта ISO 9001 (можно сказать, цитатами из данного стандарта) и собственными требованиями банка.

Например, требование «1.1. Перечень (полнота) документации — соответствие требованиям ISO 9001» детализируется на требования разд. 4.2 стандарта ISO 9001 «Требования к документации», где указан состав необходимой документации:

«Документация системы менеджмента качества должна включать в себя:

Документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;
Руководство по качеству…» [3].

На основе разрабатывается план аудита СМК.

План аудита состоит из пяти столбцов:

Номер строки;
Номер либо раздел (группа проверяемых требований) ;
Ф.И.О. аудитора;
Дата и время проверки;
Ф.И.О. и должность ответственного от членов процессной команды/исполнителей процесса.

Аудитор выбирает из требования и в плане прописывает, когда, как и с помощью кого он будет их проверять.

Например, чтобы проверить требование «1.2. Актуальность документации» аудитор назначает несколько интервью с сотрудниками банка, ответственными за данные документы, и записывает это в план.

Проведение аудита СМК (верхнего уровня) согласно плану и заполнение . Аудитор оценивает выполнение каждого требования из с помощью выбранного способа оценки (опрашивает сотрудников банка, изучает документацию, наблюдает за деятельностью банка). Затем ставит отметку о соответствии/несоответствии и указывает свидетельства, которые это подтверждают [4].

Подготовка отчета по результатам внутреннего аудита СМК (верхнего уровня). В отчете по результатам внутреннего аудита СМК объединяются все заполненные в порядке следования требований. Указывается общее число выявленных несоответствий, выводы и заключения.

Разработка корректирующих и предупреждающих действий по результатам аудита.

Выполнение оперативных корректирующих и предупреждающих действий.
Наиболее срочные и важные действия выполняются сразу после разработки. Действия, требующие привлечения значительных трудовых и финансовых ресурсов, выполняются в течение следующего периода функционирования СМК.

3. Аудит процесса

Правила проведения аудита процесса схожи с правилами аудита СМК (верхнего уровня), только объектом аудита становится процесс. Поэтому приведем перечень процедур и действий без дополнительных комментариев.

Чтобы аудит процесса выполнялся процессной командой методически правильно и эффективно, в нее должен входить квалифицированный аудитор от службы качества.

Итак, процессная команда при проведении аудита:

Знакомится с документацией по внутреннему аудиту;
Разрабатывает план аудита процесса;
Проводит аудит процесса согласно плану и заполняет ;
Подготавливает отчет по результатам аудита процесса и передает его в службу качества;
Разрабатывает корректирующие и предупреждающие действия по результатам аудита;
Выполняет оперативные корректирующие и предупреждающие действия.

Например, в одном банке функционировал вполне нормальный и рентабельный процесс «Зарплатные проекты». Однако в результате проведенного аудита было выявлено много несоответствий. Некоторые из них даже не были известны владельцу и функциональным менеджерам процесса. Устранение несоответствий позволило вдвойне повысить показатели результативности и качества процесса.

Получение и агрегация отчетов по аудитам процессов от процессных команд. Отчеты по результатам всех аудитов должны быть собраны воедино для дальнейшей работы с ними.

Анализ СМК со стороны руководства банка

Модель подпроцесса «Анализ системы менеджмента качества со стороны руководства банка» приведена на схеме 2.

Схема 2. Анализ СМК со стороны руководства банка

Процесс запускается согласно установленной в банке периодичности (как минимум, два раза в год) либо по решению руководства банка. Руководство сбором и подготовкой информации для анализа СМК, выработкой планов по улучшению СМК осуществляет директор по качеству. Ответственный исполнитель работ в рамках подготовки анализа СМК — начальник отдела СМК. Ответственные за процесс анализа СМК в рамках процессов — процессные команды (владелец процесса).

Поскольку архитектура СМК состоит из двух уровней (см. схемы 2 и 3, ММК, 2011, № 1, с. 6–7), то и анализ СМК со стороны руководства имеет две составляющие:

Подготовка процессными командами и анализ руководством (комитетом по процессам и качеству) сводных отчетов по всем процессам СМК;
Подготовка службой качества и анализ руководством (комитетом по процессам и качеству) отчетов по верхнему уровню СМК.

Отметим, что анализ СМК со стороны руководства банка так же, как и внутренний аудит СМК банка, рекомендуется проводить с помощью программных продуктов класса (например, Business Studio). Они позволяют хранить всю информацию и документы по СМК, интегрировать (устанавливать и поддерживать взаимосвязи) с другими компонентами СМК (процессы, подразделения, цели и показатели, проекты), автоматически формировать документы СМК, которые получаются на выходах процессов (отчеты, протоколы, записи и др.).

Более подробная информация об использовании данных программных продуктов при выполнении всех процессов/этапов функционирования СМК банка представлена в [4].
Процесс состоит из следующих процедур и действий.

Рассылка информации и запросов процессным командам. Процессные команды должны провести анализ и аудит своих процессов, подготовить и передать в службу качества сводный отчет по процессу. У процессных команд может запрашиваться дополнительная информация по процессу, которая не входит в сводный отчет.

Получение, проверка и агрегация сводных отчетов по процессам от процессных команд. Все отчеты должны быть проверены, затем объединены в единый отчет по процессам.

Подготовка и агрегация отчетов по верхнему уровню СМК включают отчеты:

По результатам внутреннего аудита СМК;
О реализации корректирующих/предупреждающих действий для верхнего уровня СМК;
По анализу претензий клиентов (сводный);
По реализации плана разработки, актуализации и улучшения СМК;
О выполнении действий, утвержденных по результатам предыдущего анализа СМК со стороны руководства;
По анализу факторов внешней и внутренней среды, изменений, существенно влияющих на СМК банка.

Более подробная информация о данных отчетах, а также их образцы представлены в [2].

Разработка отчета о функционировании и результативности СМК. Данный отчет включает в качестве приложений отчеты по верхнему уровню СМК, сводные отчеты по процессам. Он должен содержать выводы и заключения о функционировании и результативности СМК (каждого компонента) за прошедший период.

Разработка корректирующих и предупреждающих действий. Корректирующие и предупреждающие действия разрабатываются службой качества как для процессных команд, так и для верхнего уровня СМК.

Рассылка приглашений на совещание, отчета и планов высшему руководству банка (выполняется службой качества).

Предварительное изучение отчета, планов, подготовка замечаний и предложений. Руководство банка (комитет по процессам и качеству) должны ознакомиться со всеми документами и передать в службу качества свои замечания и предложения.

Сбор и обработка замечаний и предложений от членов комитета по процессам и качеству (выполняется службой качества).

Организация комитета, вынесение итоговой версии отчета и планов на заседание комитета (выполняется службой качества).

Подготовка, выступление с докладом и презентацией отчета. Директор по качеству на заседании комитета по процессам и качеству делает доклад о функционировании и результативности СМК за прошедший период, проводит презентации подготовленных отчетов и планов.

Обсуждение и утверждение отчета, планов и решений. При обсуждении отчета и планов на заседании комитета по процессам и качеству для них фиксируются необходимые корректировки и дополнения. На основе отчетов и планов комитет должен оценить результативность и качество каждого компонента СМК (в соответствии с архитектурой — см. схемы 2 и 3, ММК, 2011, № 1, с. 6–7). Могут быть следующие решения/оценки:

Отлично. Достигнуты все запланированные результаты. Отсутствовали сбои, ошибки, несоответствия. Компонент не требует улучшения и корректирующих действий;
Удовлетворительно. Достигнуты не все запланированные результаты. Были незначительные сбои, ошибки, несоответствия. Требуются некоторые улучшения и корректирующие действия;
Неудовлетворительно. Запланированные результаты не достигнуты. Были значительные сбои, ошибки, несоответствия. Требуются значительные изменения.

В процессе совещания составляется протокол анализа системы менеджмента качества со стороны руководства, в котором указывается принятое решение по каждому рассмотренному комитетом документу/компоненту СМК.

Оформление и рассылка протокола участникам совещания (выполняется службой качества).

Корректировка и утверждение планов по результатам анализа СМК со стороны руководства (выполняется службой качества).

Например, в одном банке руководство после изучения всех отчетов СМК осталось настолько довольно прозрачностью и эффективностью подконтрольной им деятельности, что выделило службе качества три отдельных просторных кабинета, оборудованных «по последнему слову техники», рядом с кабинетом председателя правления банка.

Заключение

Итак, секрет стабильного и эффективного функционирования СМК банка на протяжении длительного времени заключается в строгом соблюдении описанных в настоящей работе процессов и процедур, а также в использовании типовых и лучших практик в области менеджмента качества (например, типовая система менеджмента качества банка [2]).
Таким образом, СМК банка будет готова к повторной успешной сертификации и сможет постоянно приносить банку как финансовый (увеличение прибыли, снижение расходов на некачественные процессы), так и нефинансовый эффект (повышение репутации, лояльности клиентов).

Список использованной литературы

[1] ISO 9000:2005. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
[2] Типовая система менеджмента качества коммерческого банка (в составе комплексной типовой коммерческого банка)
[3] ISO 9001:2008. Системы менеджмента качества. Требования
[4] Исаев -инжиниринг и управление в коммерческом банке. — М.: , 2009. — 318 с.: ил.

Опубликовано по материалам:
Журнал Методы менеджмента качества № 3, 2011

Источник