Стандартизация делопроизводство это

Стандартизация и унификация

Унификация документов – установление одинакового комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил составления, оформления и задания трафаретных текстов.

Стандартизация и унификация

Управленческие данные в больших массивах зафиксированы в виде разной документации. Практически во всех странах документ оборотный процесс в большинстве случаев наделён похожими показателями, имеющие качества неоднократного повторения. Именно таким образом трактуется управленческий процесс. Функциональные обстоятельства обладают собственной системой решения проблематичных моментов. По данной причине осуществляемые мероприятия регистрируются в формате документов. Периодически число аналогичной документации неоправданно огромных размеров. С целью избегания отрицательной тенденции, инициативно используется стандартизация и унификация документации.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации

Стандартизация и унификация дают значительный эффект в экономике. Данными методиками возможно:

  • Понизить расходы на создание, производство и оформление документации;
  • Понизить расходы на обработку документации;
  • Повысить степень результативности с помощью уменьшения времени на создание документации.

Неявный экономический эффект отражается в близости осуществляемых выводов к приемлемым вариациям с помощью увеличения качества документации.

В менеджменте применяется документация, в которой присутствует комплексная доля документа и текст реквизитов. Реквизиты являются разными, однако правило применяемые к реквизитам всегда стандартные. Предметами стандартизации, а также унификации считаются форма и состав, которые входят в структуру реквизитов.

Задачи усовершенствования документации

В числе главных целей, направленных на усовершенствование документации, подчеркивают: выбор реквизитов для процедуры унификации и постановку всеобщих условий к реквизитам, включённых в разную документацию. Во время унификации реквизиты обязаны в полном объёме отвечать предназначению документации, где данная документация применяется, и методикам обработки. Одни из главных целей усовершенствования форматов документации:

  • Приемлемое сокращение в многообразии перечня документации по формату и требованиям к оформлению;
  • Образование, а также продвижение, как необходимый норматив конкретного лимита, позволяющего применять особо продуктивные требования и форматы оформления документации.

Не нашли что искали?

Просто напиши и мы поможем

Аналогичные мероприятия предоставляют возможность хранить архивную документацию на продолжительный термин без ущерба качества и продуктивности применения. Стандартизация является деятельностью, направленной на определение параметров и требований для того, чтобы использовать документацию, добровольно и неоднократно. Стандартизация занимает значительное положение в процедурах урегулирования в разнообразных областях производственной деятельности, вдобавок при товарообороте изделий и увеличению конкурентной способности изделий, сервиса либо услуг.

Исходя из этого необходимо особенную заинтересованность выделять увеличению степени унификации и содержательности. Данные признаки увеличиваются по формату и существу. Данную цель возможно реализовать с помощью продвижения стандартизации документации. Стандартизация состоит из определённого количества особенных принципов. В первую очередь, это понятие устанавливает на продолжительный отрезок времени всеобщие национальные правила и нормативы, используемые во время разработки документации.

Стандартизация не исключительно устанавливает некоторое количество нормативов, которые обязательны повсеместно, кроме этого, обеспечивает гарантию выдерживания данных нормативов. Стандартизация предусматривает унификацию качеств и свойств документации на базе ввода и функционирования единообразных требований, видов и форматов для всей действующей документации. Кроме этого стандартизация фиксирует и продвигает характеристики и параметры документации, имеющие наиболее значимую функциональную обоснованность.

В данной ситуации документация имеет возможность полностью гарантировать самую высокую эффективность в управлении. Стандартизация в производственном процессе рассматривается в формате обязательных действий по использованию приемлемых нормативов и требований по регистрации документов. Данные нормативы и требования используются согласно регламенту для неоднократного и всеобщего применения. В Российской Федерации функционирует государственный стандарт по унификации структуры документооборота.

На основе данного государственного стандарта осуществляются процедуры создания и продвижения унифицированной структуры документооборота, которая имеет показатели организационного и управленческого функционирования. В делопроизводстве применяют ключевой стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, имеющий разнообразные грани использования. Обыкновенно данный стандарт функционирует для чёткого и конкретного формирования документации разных видов собственности, на предприятиях во время создания требований, распоряжений и стандартов по поддержке административных и руководящих функций.

Деятельность по стандартизации предполагает разные итоги. Эксперты создают и внедряют стандарты на конкретные типы документации, которая регламентирует всякую область жизнедеятельности граждан либо предприятий, кроме этого на их некоторые участки. Результатом деятельности по стандартизации периодически оказывается создание нормативов по унифицированной структуре документооборота.

Сложно разобраться самому?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Унификация на государственном уровне

Унификация документации производится на уровне государства и содержится в разработке и внедрении унифицированных структур документооборота. Непосредственно унификация появилась по причине необоснованного разнообразия документации. Был поднят вопрос о значительном уменьшении стандартных документов, таким образом начало осуществляться нормирование в документообороте. То есть наведение порядка в форме и структуре документации, в языковых конструкциях, и деятельности по обработке, созданию и сохранению данных. Унификацию возможно запечатлеть в процессе однообразного формирования форматов и содержания административной и руководящей документации, фиксирующей подобные процедуры и цели в сфере управленческой деятельности. Во время выполнения унификации осуществляется:

  • Создание и внедрение массивов отраслевых унифицированных видов документации.
  • Создание, продвижение и деятельность непосредственно унифицированных структуры документооборота.
  • Создание и внедрение отраслевых справочников технических и экономических данных, отражающих всю специфичность области использования.

В данной структуре находятся полностью все данные, необходимые для процедуры руководства в определённой сфере производства. Данную структуру создают и внедряют по обыкновению самые высокие организации администрации правительства страны. На сегодняшний день осуществляется создание и внедрение аналогичных справочников одновременно по многим направлениям, включительно тех, которые обеспечивают деятельность в области социальных, а также технических и экономических данных.

Согласно государственному справочнику Российской Федерации по управленческим документам осуществляют свою деятельность ключевые структуры управленческого документооборота: унифицированная структуры документооборота по труду, унифицированная структура исходных учётных документов, унифицированная структура документов банков, и некоторые другие унифицированные структуры документооборота, в полной мере обеспечивающие деятельность разнообразных организаций и предприятий Российской Федерации.

Стандартизация и унификация документации вплотную взаимосвязаны. Унификацию зачастую представляют в роли продуктивной методики стандартизации. Унификацию документации возможно производить индивидуально и независимо от стандартизации. В данной ситуации стандартизация как юридическое фиксирование правил, и норм унификации будет присутствовать как одна из методик её фактического отражения.

Источник

Стандартизация делопроизводство это

Библиографическая ссылка на статью:
Игнатьева А.Е. Деятельность Международной организации по стандартизации в сфере делопроизводства // Современные научные исследования и инновации. 2016. № 11 [Электронный ресурс]. URL: https://web.snauka.ru/issues/2016/11/72889 (дата обращения: 18.06.2021).

Читайте также:  ТЕМА Стандартизация Сущность задачи принципы и методы стандартизации

Когда дело касается стандартов, невозможно не обратить внимания на деятельность Международной организации по стандартизации (ИСО), т. к. именно она разрабатывает большинство стандартов, которые переводятся и впоследствии издаются и в нашем государстве.

В1945 г. в Лондоне на совещании, где присутствовало 25 индустриально развитых стран, было принято решение о создании организации, которая бы разрабатывала международные стандарты – Internatiоnal Оrganization fоr Standartizatiоn, ISО. И в результате, с 23 февраля1947 г. ИСО действует в качестве добровольной и неправительственной организации. На сегодняшний день ИСО объединяет более 160 стран.

В нынешнее время международные стандарты ИСО значительно влияют на жизнь людей. ИСО опубликовала более 19000 международных стандартов, в том числе и относящихся к работе с документами. Они являются практическими решениями множества глобальных проблем и вопросов, затрагиваемых современным обществом. Стандарты выступают гарантами качества, сохранности, экономичности, надежности, совместимости, способности к взаимодействию, высокой производительности, безопасности и эффективности работы в различных отраслях деятельности человека, включая работы с документацией.

Одни стандарты могут быть небольшими по объему, а другие могут занимать несколько сотен страниц. На документе изображены эмблема ИСО и его название. Документы выпускаются в основном в формате А4, что тоже является стандартом бумаги, разработанным ИСО. В данный момент идет работа по переводу стандартов в электронный вид. Стандарты издаются на официальных языках организации, среди которых – английский, французский. Также большинство документов ИСО переведены на русский язык.

Существует некоторые принципы, которым придерживается ИСО при необходимости разработки новых стандартов.

Во-первых, сама Организация не принимает решение, когда разрабатывать стандарт. Она реагирует на потребности рынка. Заинтересованные потребители информируют свой национальный комитет по организации (член ИСО) о необходимости введения нового стандарта.

Во-вторых, саму деятельность по созданию международных стандартов выполняют технические комитеты, подкомитеты и рабочие группы по конкретным направлениям деятельности. Над разработкой стандартов трудится группа экспертов со всего мира.

В-третьих, стандарты ИСО разрабатываются в результате многостороннего процесса. Технические комитеты состоят из экспертов соответствующей отрасли, из представителей потребительских ассоциаций, научных кругов, неправительственных организаций и правительства.

И, в-четвертых, стандарты принимаются на основе общего согласия, достигнутого в процессе обсуждения, без процедуры голосования.

Помимо существующих принципов, в процессе разработки международных стандартов выделяют несколько этапов.

Сначала необходимо рассмотреть предложения о разработке того или иного стандарта. Секретариат Технического комитета рассылает эти предложения всем участникам, принимающим решение по работе данного комитета. Также прикрепляются объяснения, для каких целей необходима разработка данного стандарта. В случае положительного решения процесс переходит на следующий этап.

Далее стартует разработка рабочего проекта, что поручается специальным группам, в которых работают ведущие специалисты в данной области из заинтересованных стран. В основном такие проекты являются национальными стандартами разных стран. Проект одобряется на заседании Технического комитета, после чего Центральный секретариат регистрирует проект в качестве предложения международного стандарта и присваивает ему регистрационный номер.

Затем проект предложения рассылают всем участникам для замечаний, и после их получений они обсуждаются на международном заседании.

После общего одобрения Центральный секретариат регистрирует его уже в качестве проекта международного стандарта, и его отсылают на голосование сначала Техническому комитету, а затем и комитетам-членам ИСО.

Последним этапом является непосредственное издание международного стандарта на английском и французском языках.

Таким образом, деятельность по созданию новых необходимых стандартов является сложным процессом. И нельзя представить современную жизнь без существующих стандартов. Стандартизация имеет огромную значимость для экономики и общества в целом, без нее ни одно государство не может построить взаимовыгодные отношения с другими государствами.

Говоря о стандартах, в которых оглашаются требования к ведению документации, важно упомянуть стандарты серии ИСО 9000. Это первые международные стандарты, которые заявили о важном значении делопроизводства и документооборота в деятельности организаций. После выпуска этих стандартов многие предприятия и учреждения начали обращать внимание на организацию работы с документами, т. к. это стали проверять в ходе сертификации [1].

При появлении стандартов серии 14000 по управлению окружающей среды, в которые также включили разделы по работе с документами, от организаций потребовали разрабатывать правила работы с документами, в т. ч. вопросы защиты, поиска, хранения и уничтожения документов.

Постепенно появились стандарты по информационной безопасности, к которым в первую очередь необходимо отнести стандарт ИСО 17799-2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью». Сюда были включены требования по защите документов организации, которые объясняли, что информационную безопасность можно обеспечить лишь при условии единой системы управления документами.

В2001 г. впервые в истории международной организации издали стандарт по делопроизводству и документообороту ИСО 15489, который содержит общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также описывает процедуру разработки и внедрения систем документооборота [2]. Стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документами» состоит из двух частей. Вторая часть освещает процедуры управления документами организации согласно принципам, стандартизированным в первой части. Этот документ ИСО отнесла к информационным, т. е. он не имеет статуса стандарта. Он был разработан как предложение одной из методологий внедрения систем управления документами. На основе данного документа в России был разработан идентичный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [3].

После первого в мире стандарта по делопроизводству и документоведению этот процесс не останавливался, и с каждым годом мы видим все больше подобных стандартов.

В2011 г. международной организацией было принято два стандарта, дополняющие друг друга. Это ИСО 30300 «Информация и документация – Системы менеджмента документов – Основные положения и словарь» и ИСО 30301 «Информация и документация – Системы менеджмента документов – Требования». Здесь предлагается методология, которая обеспечивает системный подход к созданию и управлению документами с помощью системы менеджмента, что способствует экономической эффективности хранения, поиска и извлечения информации, повторного использования информации и др. [4].

В2012 г. разработан стандарт ИСО 14641 «Управление электронными документами», содержащий технические требования по разработке и функционированию информационной системы электронного хранения информации. Также он описывает ряд технических спецификаций и организационных мер, которые следует реализовать для обеспечения ввода в систему, архивации и доступа к электронным документам, а также читаемости, целостности и отслеживаемости этих документов в течение всего срока их хранения и использования.

Читайте также:  Экологическая стандартизация

Технический отчет 13028–2010 «Информация и документация – Руководство по организации оцифровки документов» дает рекомендации по созданию и поддержанию документов на электронном носителе после перевода бумажных документов в электронный вид путем оцифровки и других средств.

Про обеспечение долговременной сохранности и возможности воспроизведения электронных документов в случаях, когда срок хранения превышает расчетный срок использования технологии, с чьей помощью создаются и поддерживаются эти документы, описывается в ИСО 18492-2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Таким образом, значение международной организации по стандартизации с каждым годом растет. Это объясняется тем, что она разрабатывает огромное количество необходимых в современном мире стандартов, распространяющихся на разные сферы деятельности людей, большинство из которых тесно связаны с делопроизводством и работой с документацией.

Источник



Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Документальное обеспечение. Единая государственная система делопроизводства. Унифицированная система документации. Унификация и стандартизация документов.

Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98%) , используемой в в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности.

Документ и его функции

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Делопроизводство

2. Делопроизводство —это сфера деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.

Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется в основном с применением разного рода документов и новых ИТ, делопроизводство в настоящее время также называют ДОУ- документационное обеспечение управления. Оба эти термина используются как синонимы.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с записью информации на определенном носителе с соблюдением установленных правил, называют документированием.

Движение документов между их составителями и исполнителями называется документооборотом.

Составление документов, предназначенных для оформления деловых (служебных) отношений, для переписки между предприятиями, учреждениями и гражданами, принято называть деловой корреспонденцией.

Нормативно-правовая база делопроизводства

Нормативно-правовую базу делопроизводства составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, которые регламентируют вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов.

Вопросы ДОУ регулируются:

· государственными и отраслевыми стандартами

· государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству

· инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия

Остановимся далее на нормативных актах, имеющих для оформления деловых документов первостепенное значение:

Государственные стандарты:

· Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения – ГСДОУ.

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

· ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 (Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000).

Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Делопроизводство ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) – свода правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив.

Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Единство правил документирования обеспечивается не только применением ЕГСД, а также унифицированной системой документации (УСД).Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

· Унификация –это единообразие – установление максимального набора реквизитов, формата бумаги и записи реквизитов на бумаге.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов.

· Стандартизация – установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего многократного их применения в делопроизводстве.

Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

В стране действуют: унифицированная система банковской документации;

Читайте также:  Базы стандартизации

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации, унифицированная система документации Пенсионного фонда.

Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-931.

Источник

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

  1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
  3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

  • схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
  • образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

  1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
  2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
  3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
  4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
  5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
  6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
  7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник

Adblock
detector